代垫机票款如何做帐？详细指南与常见问题解答

公司员工因公出差，有时会遇到需要代垫机票款的情况。本文详细讲解了代垫机票款的会计处理方式，包括预付款、报销、差旅费用的归集等，以及不同情况下的账务处理方法，并解答常见问题，帮助您规范财务管理。

一、代垫机票款的会计处理原则

代垫机票款的会计处理核心在于明确款项的性质：是预付款还是报销款？这直接决定了后续的账务处理流程。

1.1 区分预付款与报销款

• 预付款： 出差前，公司预先支付给员工用于buy机票的款项，属于公司的资产，需要进行预付账款的核算。
• 报销款： 员工已自行垫付机票款，出差结束后凭票据向公司报销，属于报销费用，需要计入相应的差旅费用。

二、代垫机票款的账务处理流程

以下分别介绍预付款和报销款两种情况下，代垫机票款的详细账务处理流程。

2.1 预付款处理

1. 支付预付款时：

   借：预付账款 - 员工姓名

   贷：银行存款

2. 员工buy机票并取得发票时： 此时无需做账，因为机票款的实际支出尚未发生。
3. 员工报销差旅费时：

   借：管理费用/销售费用 - 差旅费 (根据部门划分)

   借：应交税费 - 应交增值税（进项税额）(如果机票发票是增值税专用发票)

   贷：预付账款 - 员工姓名

   贷：其他应收款 - 员工姓名 (如果预付款不足以支付机票款)

   贷：银行存款 (如果预付款有剩余，需要退回)

2.2 报销款处理

1. 员工报销差旅费时：

   借：管理费用/销售费用 - 差旅费 (根据部门划分)

   借：应交税费 - 应交增值税（进项税额）(如果机票发票是增值税专用发票)

   贷：其他应付款 - 员工姓名/银行存款

2. 支付报销款时：

   借：其他应付款 - 员工姓名

   贷：银行存款

三、特殊情况下的会计处理

3.1 员工使用个人xyk/支付宝/微信支付机票款

如果员工使用个人xyk/支付宝/微信支付机票款，处理方式与普通报销款类似，只需在贷方科目选择“其他应付款 - 员工姓名”，并在报销时提供相应的支付凭证即可。

3.2 机票退改签费用

机票退改签费用也应计入差旅费。如果产生退款，则冲减相应的差旅费。

3.3 员工离职，预付款未结清

如果员工离职，预付款尚未结清，应及时与员工沟通，要求其提供机票发票或退回预付款。如果无法收回，则应作为坏账处理。

四、代垫机票款做账注意事项

• 取得合法合规的票据： 机票发票、行程单等是报销的必要凭证，必须真实有效。
• 区分不同类型的机票发票： 如果取得的是增值税专用发票，可以抵扣进项税额。
• 规范差旅费报销流程： 制定清晰的差旅费报销制度，明确报销标准和流程，避免出现争议。
• 保存好相关凭证： 妥善保管机票发票、行程单、支付凭证等，以备税务稽查。
• 注意税法相关规定： 关注国家税务总局关于差旅费报销的最新政策，确保符合税法要求。

五、常见问题解答

5.1 代垫机票款可以抵扣增值税吗？

如果取得的是增值税专用发票，且用于增值税应税项目，可以抵扣进项税额。务必确认发票抬头是公司名称，并且已认证通过。

5.2 代垫机票款是否需要缴纳个人所得税？

根据《中华人民共和国个人所得税法》及其实施条例，因公发生的合理的差旅费，不属于个人所得，无需缴纳个人所得税。

5.3 员工未取得发票，可以报销代垫机票款吗？

原则上，没有合法合规的发票是无法报销的。建议员工contact航空公司或售票平台补开发票，或者提供其他可以证明机票真实性的材料，如行程单、电子客票等，并经公司领导审批后方可报销。

六、案例分析

假设A公司员工张三因公出差，预支机票款2000元。实际buy机票花费1800元，取得增值税专用发票，可抵扣进项税额。剩余200元退回公司银行账户。

账务处理如下：

1. 预支机票款时：

   借：预付账款 - 张三 2000

   贷：银行存款 2000

2. 报销差旅费时：

   借：管理费用 - 差旅费 1601.77 (1800 / 1.09 * 1.00)

   借：应交税费 - 应交增值税（进项税额）198.23 (1800 / 1.09 * 0.09)

   贷：预付账款 - 张三 1800

3. 收回剩余预付款时：

   借：银行存款 200

   贷：预付账款 - 张三 200

七、总结

规范的代垫机票款账务处理，对于企业的财务管理至关重要。通过清晰的流程和准确的会计分录，可以避免税务风险，提升财务管理的效率。 建议企业建立完善的差旅费管理制度，明确各项费用报销标准，并定期进行内部审计，确保财务数据的真实性和准确性。